Pourquoi le flex office pour mon entreprise ?

4 minutes de lecture

Selon le baromètre 2019 d’Actineo sur l’évolution des modes de vie au travail, le flex office commence à faire son trou en France : 14% des actifs travaille aujourd’hui dans un tel environnement, contre seulement 6 % en 2017. Quels avantages retirez-vous à passer au flex-office ? On vous explique tout !

Le flex office, quezaco?

Le flex office, c’est le fait de ne pas avoir de bureau attitré au sein d’une entreprise. En règle générale, un salarié occupe constamment un poste qui lui est attribué, qu’il s’agisse d’un open space ou d’un bureau fermé. Avec le flex office, l’employé s’installe où il veut ! Le point positif ? Vous cassez les barrières entre vos différents départements et insufflez un réel esprit d’entreprise ! Ce concept tendance qui nous vient d’outre-Manche séduit de plus en plus d’entreprises françaises.

Le flex office, au quotidien

Le fonctionnement quotidien du flex office ? Rien de plus simple ! Un espace de rangement personnel, sécurisé, est mis à disposition de chaque employé. Il peut y stocker son matériel personnel : ordinateur portable, dossiers, fournitures, objets personnels… En arrivant au bureau, il lui suffit de récupérer le nécessaire et de s’installer dans l’espace de travail qui correspond le mieux à son emploi du temps ! Chaque employé s’installe à proximité des personnes avec lesquelles il est amené à collaborer. Une fois la journée de travail terminée, tout doit disparaître ! Le bureau doit être rendu disponible pour qu’un autre employé puisse s’y installer le lendemain, avec son propre matériel.

A la carte, ou presque

Le principe du flex, c’est de mettre le salarié dans des conditions de travail optimales. Il est libre de travailler où bon lui semble, dans les conditions qu’il estime les plus agréables et propices à son travail. Depuis un bureau libre, d’une salle de réunion, d’un lounge confortable, d’un espace de coworking, ou même de chez lui, toutes les options sont possibles ! C’est à la carte ! Si son domicile est la solution la mieux adaptée à ses tâches, le salarié peut librement opter pour du télétravail.

Les atouts du flex office

Le monde du travail, bouleversé par l’essor des technologies, évolue en permanence. Il en ressort notamment une réappropriation des lieux, qui peut agir comme un véritable levier de performances. Une mise en place de bureaux flexibles incarne une nouvelle stratégie RH et managériale qui peut avoir un vrai impact positif pour l’entreprise.

Des espaces optimisés, des coûts réduits

Partager les bureaux, c’est optimiser la surface. Dans certaines entreprises, le taux d’occupation atteint péniblement les 50% sur l’année. L’espace que vous gagnez, vous le consacrez à des environnements de travail diversifiés et des services aux salariés ! Par exemple, optez pour une salle de créativité ou une quiet room. Mieux encore : en cas de déménagement, le recours au flex-office peut être une opportunité de réduire les coûts et de rationaliser l’espace. Pas inintéressant quand on sait qu’après les salaires, l’immobilier représente le plus gros poste de dépenses d’une entreprise.

Pas de routine avec le flex office

Grâce au flex office, aucune journée ne se ressemble. Le lieu de travail s’adapte aux tâches de vos collaborateurs, de leur humeur. Besoin de calme pour se concentrer après la réunion au lounge ? Votre employé peut profiter d’un nouvel espace sans bruit ! En ayant le choix chaque jour de son voisin de bureau ou de son poste de travail, chacun en apprend un peu plus sur ses collègues, sur leur quotidien... Pas de doute, le flex office fédère vos équipes ! Cette flexibilité permet de casser la routine de vos employés et ainsi participer à leur épanouissement professionnel.

Bien-être en hausse

Le flex office est l’une des illustrations de la recherche du bien-être du salarié. Conséquence, les entreprises cherchent à optimiser les conditions de travail de leurs employés, en créant des espaces de coworking ou des espaces détente. Les modes de travail sont devenus plus collaboratifs, moins rigides. Le flex office s’inscrit dans cette philosophie. Adaptatif, il fait tout pour favoriser le bien-être. A raison : on n’est jamais aussi productif que quand on se sent bien.

Comment réussir votre aménagement flex office

Attention : un passage au flex office ne s’improvise pas ! Voici quelques conseils à avoir en tête pour réussir votre aménagement (sans oublier le contractant général, pour la mise en place et le suivi de votre projet).

Prenez en compte vos collaborateurs

Le déploiement du flex office suppose une analyse et une adaptation aux habitudes des salariés. L’occupation des postes de travail, les usages liés aux fonctions mais aussi à l’ambition de la société doivent être pris en compte. Ne négligez pas, non plus, les spécificités inhérentes à certains métiers. Cette analyse vous permettra de calculer un taux de mutualisation des postes de travail. En moyenne, les entreprises qui choisissent le flex-office optent pour un taux de 0,8 poste de travail par collaborateur. Toutefois, il est fréquent de rencontrer une partie du personnel réfractaire au concept. Ne tentez pas de les convaincre : la dynamique de vos autres collaborateurs prendra le dessus !

Pensez “digital workplace”

Le flex-office implique d’être ouvert au digital. Pourquoi ? Pour faciliter et permettre la communication entre l’entreprise et le salarié. Si vous souhaitez que vos collaborateurs soient opérationnels de n’importe quel lieu de l’entreprise, il vous faut une infrastructure solide et des technologies innovantes. Des systèmes d’information efficaces et opérationnels (messagerie interne, réservation de salles de réunion, stockage de documents…) sont indispensables. Concrètement, nous vous déconseillons de faire l’économie d’une flotte d’ordinateurs portables en libre-service ou encore de connexions sans fil ultra rapides dans vos locaux.

Favorisez les espaces collaboratifs

On l’a vu, le flex office permet de rationaliser les postes de travail, et donc d’en diminuer le nombre. Il vous faut compenser cela par la création d’espaces plus collaboratifs. Cela peut être une cafétéria, une bibliothèque, des salles de réunions diverses ou encore des bulles phoniques pour ceux qui ressentent le besoin de s’isoler. Les différents espaces proposés par le flex-office encouragent le comportement collectif du salarié. Ne négligez pas néanmoins des espaces privés : chacun peut avoir un besoin de confidentialité au cours de sa journée.

Responsabilisez le top management

Un passage au flex office réussi passe par une adhésion totale et sans réserve de la direction. Car le flex va au-delà ne s'appréhende pas comme un aménagement de bureaux d'entreprise : c’est une manière de réinventer le management et le fonctionnement d’une équipe, d’une entreprise. Les managers sont ainsi les premiers garants de l’application des nouvelles règles, et leur comportement auront valeur d’exemple. Un statut ne doit pas constituer un passe-droit, qui décrédibiliserait votre projet.

Test and learn

Afin d’embarquer le plus de salariés possible dans un projet qui peut dérouter, passez par une phase pilote. Cela permet d’avoir un retour d’expérience et de constater, en situation, ce qui fonctionne ou pas. Il faut prendre le temps de bien ficeler le passage au flex office. Entre la conception et le déploiement du projet, comptez en moyenne un peu plus d’un an de travail. Une période dont on tire profit pour impliquer autant que possible les collaborateurs dans le processus. Ils pourront exprimer leurs attentes, leurs craintes, et il sera alors encore temps d’adapter la démarche.

Bon à savoir : Trois exemples d’entreprises convertis au flex office en France

En 2016, la Société Générale a créé Les Dunes, un immense espace de 126 000 m² où 2500 salariés se sont installés après avoir quitté leurs bureaux conventionnels de La Défense. Construits en tenant compte des besoins et des envies des salariés, Les Dunes proposent une grande variété d’espaces de travail à l’opposé des open spaces, complétée d’une riche offre de services – restaurant, salle de fitness, salle de jeux…

Chez Danone, on a plutôt opté pour la rénovation des six étages du siège, désormais découpés entre salons de travail cosy et espaces de réunion ultra connectés, recréant presque l’atmosphère d’une maison. Les 650 salariés s’y installent selon leur planning, s’isolent dans les alcôves ou dans les salles de silence. Tout bureau délaissé plus de 15 minutes doit être rangé et mis à la disposition des autres. A l’arrivée, 40% des bureaux ont disparu. De quoi rapidement amortir les frais engagés dans la rénovation.

A l’image de beaucoup de compagnies d’assurance, Mutex est passé aux bureaux flexibles fin 2018, en emménageant dans de nouveaux locaux. Les 627 salariés, équipe dirigeante incluse, travaillent aujourd’hui en flex-office. Sur les six étages du siège, les cinq premiers sont partagés en deux “quartiers” qu’occupent les équipes selon leur métier ou leur activité. Le dernier est composé d’une zone tranquille où passer un coup de fil est interdit, et un espace café qui accueille aussi bien les salariés en pause que les managers en réunion.

Espaces de travail Espaces collectifs
Contactez-nous

Et si nous parlions de votre projet ?

image contact
Nexity Solutions Entreprise
Nos équipes sont joignables au :
Précisez votre besoin pour trouver le bon interlocuteur
Votre message > Coordonnées

Vos données seront conservées trois ans à compter de la date du dernier contact de votre part. Vous avez la possibilité d'exercer vos droits pour accéder, rectifier, effacer vos données, limiter leurs traitements, vous y opposer et demander la portabilité de celles-ci en adressant votre demande à informatique-libertes@nexity.fr . Plus d’informations sur les traitements des données personnelles ici.