Confiez l’aménagement de vos bureaux à un professionnel

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Vous envisagez de changer de locaux, ou de réaménager vos locaux d’entreprise ? Il ne s’agit pas d’un simple projet de décoration d’intérieur. Notre conseil : faites appel à un professionnel pour réaliser vos travaux. L’aménagement de vos nouveaux bureaux est déterminant dans la réussite de votre entreprise. Nous vous expliquons pourquoi.

Pourquoi confier l’aménagement de vos bureaux à un professionnel ?

 Aménager des bureaux, c’est comme aménager sa maison. Cela demande une attention toute particulière, car vous et vos employés allez y passer la plupart de vos journées. L’enjeu pour vous est donc de créer un lieu de travail agréable, convivial, qui favorise la concentration, et qui suscite collaboration et créativité. Travaux au sol, électricité, isolation, plomberie, mise en conformité… Les choses auxquelles vous devez penser sont nombreuses. Confier ce projet à une société spécialisée, c’est s’appuyer sur un savoir-faire… du sol jusqu’au plafond ! Et les bénéfices ne se feront pas attendre.

Gagnez du temps

Informé de la date de livraison des locaux, vous pouvez organiser l’emploi du temps de l’entreprise en fonction de ce délai. L’aide d’un architecte dit « space planner » vous permettra de dédier votre énergie à votre activité professionnelle. Vous bénéficiez de services directement liés à l’aménagement dont vous n’aurez pas à vous soucier : livraison et installation du mobilier de bureau, des équipements technologiques, de sécurité… Autant de tâches dont vous êtes libéré. Vous gagnez du temps, et donc de la productivité.

Organisez vos espaces

En faisant appel à un spécialiste de l’aménagement de bureaux, l’espace de l’entreprise est optimisé dans sa totalité. Chaque mètre carré est exploité intelligemment, selon vos besoins déterminés durant la phase de conception en fonction de l’image à véhiculer, du type d’activité ou du nombre de salariés. Les différents services et départements au sein de la société sont mieux répartis, facilitant l’accueil des clients et partenaires, ainsi que la collaboration entre les employés.

Assurez le suivi de votre projet

Les entreprises ont toutes des besoins et des objectifs spécifiques. Les professionnels de l’aménagement de bureaux proposent une approche personnalisée à 100 %. De la prise de contact à la livraison des locaux, le « space planner » est à vos côtés pour respecter vos exigences et assurer le bon déroulement de votre projet sur mesure. Et même une fois installé dans les murs, il est toujours possible d’apporter quelques modifications au projet.

Avantages et bénéfices pour les employés et l’employeur

C’est un fait connu de tous : offrir à ses employés de meilleures conditions de travail est un gage de performances pour toute entreprise. Et on ne parle pas que de conditions salariales ! La qualité de l’aménagement du cadre professionnel est un paramètre capital.

Dans un espace flambant neuf, pensé et optimisé, le bien-être des salariés au travail est à la hausse. Que ce soit grâce à la partie de babyfoot, au coin bibliothèque ou à la salle de repos, le stress redescend et le moral, lui, remonte. Le tout dans un cadre de travail agréable ! La conséquence ? Un impact visible sur la productivité, et surtout, la communication entre employés. Les dirigeants voient ça d’un bon œil : bon nombre d’erreurs commises au travail relèvent en effet d’une mauvaise communication.

Choix du mobilier, couleur des peintures, éclairage… Un espace de travail entretenu, à la décoration soignée, influe sur la motivation au quotidien et donc, encore une fois, sur la productivité. Une identité visuelle dynamisée par l’aménagement de nouveaux bureaux présente en outre deux avantages indéniables : elle renforce l’appartenance des employés à l’entreprise, et expose la marque de manière flatteuse à de futurs collaborateurs ou clients.

Les trois règles d’or de l’agencement d’espace professionnel

Un plan d’aménagement unique pour une identité forte

En matière d’aménagement de bureaux professionnels, les tendances existent, évoluent, et vous pouvez bien évidemment y chercher l’inspiration. Mais si vous souhaitez que le résultat colle à vos attentes, veillez à ne pas reproduire un modèle existant. Il ne s’adaptera pas forcément à vos besoins particuliers. L’étude de l’espace est la première étape : quelles dimensions, combien de salariés, quelles activités… Le cahier des charges établit précisément les éléments forts de votre identité : agencement, choix des couleurs, des formes, des meubles, ou même position du logo ou du nom de l’entreprise. N’oubliez pas de consulter les utilisateurs des lieux. Ce genre de considération favorise un sentiment d’appartenance et de loyauté à l’entreprise, renforce votre marque employeur et crée un espace dans lequel les employés voudront réellement travailler. Vos bureaux deviennent un véritable atout marketing.

Optimisez les sources de lumière

Un bon éclairage est un élément capital dans le bien-être des employés et dans la qualité de travail. Il peut contribuer à la rentabilité d’une activité. L’idéal, c’est de favoriser au maximum la lumière naturelle. Prenez cela en compte dans votre plan d’aménagement, et prévoyez des puits de lumière dans les endroits les moins exposés au soleil.

 

Bon à savoir : Comment optimiser la lumière ?

Les murs peints en blanc réfléchissent la lumière, et si vous avez besoin de cloisonner, optez pour des panneaux de verre qui n’obstruent pas la lumière. Un bon éclairage de vos bureaux, c’est faciliter l’exécution des tâches de vos collaborateurs et assurer leur bien-être.

 

Anticipez vos futurs besoins

Dans l’aménagement de bureaux, il ne faut pas négliger l’apport technologique et l’équipement qui va avec, nécessaire pour mener à bien vos activités. Gardez néanmoins en tête la notion de modularité ! Ne vous enfermez pas dans une vision statique, et anticipez l’obsolescence de vos équipements, inéluctable et souvent plus rapide qu’on ne le croit. Cette modularité vous fera gagner du temps le jour où vous recruterez de nouveaux collaborateurs, et qu’il faudra revoir en partie le plan d’aménagement.

L’aménagement de bureau : les normes à respecter

Vous rénovez, ou aménagez vos locaux ? Profitez-en pour vérifier la conformité de certaines de vos installations. Si cela se révèle nécessaire, c’est l’occasion de procéder aux travaux indispensables pour être dans les clous en matière d’éclairage ou de sécurité incendie.

L’éclairage

Un éclairage de mauvaise qualité est gage de stress et de fatigue pour vos employés. En suivant les directives de la loi sur les normes d’éclairage, vous fournissez aux employés un environnement de travail optimal, propice au bien-être, au sein duquel on travaille mieux.

L’article R4223-3 du Code du travail stipule que « les locaux de travail doivent autant que possible disposer d’une lumière naturelle suffisante ». Dans le cadre de l’aménagement de bureaux, les postes de travail doivent être équipés de lumières réglables et ajustables selon la norme NF X 35-103. Soit, exprimé en lux, l’unité d’intensité lumineuse :

  • 120 lux pour un poste de travail classique, pour une pièce sans ouverture aux murs clairs
  • Pour le travail sur écran par exemple, la loi requiert un éclairage de 500 lux.
 

Une autre norme, la NF EN 12 464, établit également un cadre sur le niveau d’éclairage moyen à assurer pour être en conformité avec la loi. Il correspond à la « valeur en dessous de laquelle l’éclairement moyen de la surface considérée ne peut pas descendre, quels que soient l’âge et l’état de l’installation. Ils sont donnés pour la surface de référence de la zone de travail qui peut être horizontale, verticale ou inclinée. ». Pour les tâches de bureau courantes, les seuils d’éclairage à respecter sont les suivants :

  • Écriture et traitement de données : 500 lux
  • Dessin industriel : 750 lux
  • Salles de conférence et de réunion : 500 lux
 

La protection incendie

Trois procédures principales régissent la protection des salariés et des locaux contre les risques d’incendie, lors de l’aménagement de bureaux :

  • Le système d’alarme : il doit être accompagné de consignes de sécurité, affichées à proximité. Attention à bien planifier un contrôle périodique des installations, tous les six mois, et à organiser régulièrement des exercices d’évacuation.
  • Le désenfumage : mécanique ou naturel, un dispositif de désenfumage est obligatoire si la surface au sol de vos locaux est supérieure à 300 m², et supérieure à 120 m² pour les sous-sols.
  • L’évacuation : toute entreprise a le devoir d’établir un plan d’évacuation en cas d’incendie. À moins de 20 salariés, l’entreprise doit disposer d’une issue de secours d’une largeur minimum de 90 cm, et d’extincteurs. Au-delà de 20 salariés, des issues de secours supplémentaires sont requises, tout comme d’autres moyens d’évacuation (terrasses ou échelles par exemple).
 

La taille des locaux

La taille des locaux est elle aussi dictée par le Code du travail. Ce dernier préconise que les salariés disposent d’une liberté de mouvement suffisante.

Les recommandations de l’INRS prévoient :

  • Une surface de 10 m² par salarié ;
  • Un plan de travail de 120 cm de longueur, 80 cm de profondeur et 72 cm de hauteur ;
  • Un espace pour les jambes d’au moins 75,5 cm.
 

Carnet d’idée : ces tendances actuelles de l’aménagement de bureau

Parce que l’aménagement de bureaux ne se fait plus au hasard et évolue en permanence, nous vous présentons les cinq grandes tendances à avoir en tête :

Des espaces de travail distincts

Des bureaux harmonieux : un équilibre difficile entre vos besoins d’entreprise et les besoins personnels de vos employés. Les open spaces mis en place pour décloisonner l’espace et favoriser un travail plus collaboratif drainent aussi leur lot de nuisances (bruit, déconcentration). Les bureaux ouverts sont maintenant agrémentés de zones de silence, on installe des cabines insonorisées pour passer ou recevoir des coups de fil, les “pods” ont fait leur apparition pour limiter les distractions sonores ou visuelles.

Technologie et design font bon ménage

On le sait, la technologie évolue à une vitesse incroyable. Une entreprise peut en tirer bénéfice, si elle est prête à répondre aux changements dans son environnement de travail et à fournir à ses employés l’aide technologique. Mieux : non seulement les nouvelles technologies fournissent un apport pratique indéniable, mais elles fournissent aussi des éléments de design qui deviennent partie intégrante d’un aménagement de bureau réussi. Par exemple avec une station de recharge sans fil pour téléphone portable. Adieu aux fils enchevêtrés : les chargeurs disparaissent laissant place au pratique, à la simplicité et à l’esthétisme !

Hot-desking, desk-sharing et clean-desk

Le hot-desking, ou bureau partagé, consiste à ce qu’aucun poste de travail ne soit assigné à une personne en particulier. Chaque employé s’installe à un bureau libre quand il arrive. Cette pratique, nommée aussi desk-sharing, s’inscrit dans la tendance nomade des nouvelles générations, adeptes du changement. Elle permet également aux partenaires extérieurs de l’entreprise de venir travailler dans les locaux. Conséquence, les locaux doivent toujours rester ordonnés : chaque employé range son espace en fin de journée et dépose ses affaires dans un casier assigné. C’est le clean-desk.
 

Des bureaux hybrides

De nos jours, les bureaux sont beaux, ergonomiques et représentent la culture de l’entreprise. Afin d’attirer de nouveaux employés ou de retenir les meilleurs éléments, les compagnies transforment les bureaux en un environnement mixte, entre style de vie et travail. Cela passe par une salle de gym, de repos, une cuisine mieux équipée, un café, voire pourquoi pas une garderie pour enfants. Le but, offrir plus de confort et de commodités aux employés.

Design responsable et aménagement participatif

La conscience écologique gagne les bureaux, ce qui pousse les compagnies à revoir leur politique en matière d’aménagement. On recycle les meubles qu’on change, on construit à l’aide de matériaux écoresponsables et socioresponsables, et on aménage même un potager ou une serre pour cultiver des légumes au sein même de l’entreprise.

Aussi, quoi de mieux que de consulter les employés, utilisateurs quotidiens des bureaux, au moment d’un (ré) aménagement ? Les dirigeants d’entreprise l’ont bien compris et incluent de plus en plus le personnel dans la réflexion autour d’un nouveau design des bureaux.
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